Rufifür BetriebeFür PrivatpersonenDEUANicht abgenommen — Kunde weg.
Rufi ist der Telefonassistent für kleine Betriebe. Er übernimmt nur die Anrufe, die Sie nicht annehmen: nennt Öffnungszeiten und Preise, nimmt Terminwünsche und Rückrufbitten auf und schickt Ihnen alles sofort als Nachricht. Sie gehen ans Telefon wie bisher.
Einrichtung in 5 Minuten
Rufi liest Ihre Website oder Ihr Google-Profil und baut daraus die Betriebskarte: Leistungen, Preise, Öffnungszeiten, Adresse — und die Antworten auf die üblichen Anruferfragen. Was auf der Website fehlt, bleibt leer und wird nicht erfunden.
Sie korrigieren die Karte, ergänzen Antworten in einem Satz und lassen Rufi sich selbst anrufen: Sie spielen den Kunden, Rufi den Assistenten. Erst wenn es passt, geht es weiter.
Ihr Betrieb bekommt eine eigene Rufi-Nummer. Sie leiten nur die verpassten Anrufe dorthin um — „bei Nichtmelden“, „bei Besetzt“. Alles andere bleibt, wie es ist.
Woher Rufi weiß, dass Ihr Betrieb angerufen wird
Bei der Einrichtung bekommt Ihr Betrieb eine eigene Rufi-Nummer. Dorthin leiten Sie Anrufe von Ihrem Geschäftstelefon um: „bei Nichtmelden nach 20 Sekunden“, „bei Besetzt“, „nicht erreichbar“. Der Kunde wählt Ihre normale Nummer — Sie gehen ran wie immer. Nehmen Sie nicht ab, landet der Anruf bei Rufi, und er meldet sich mit Ihrer Karte: Ihrer Begrüßung, Ihren Preisen, Ihren Zeiten. Jeder Betrieb hat seine eigene Nummer, nichts wird verwechselt. Mehrere Anrufer gleichzeitig — jeder bekommt seinen Assistenten.
| bei Nichtmelden, 20 s | **61*Rufi-Nummer**20# |
| bei Besetzt | **67*Rufi-Nummer# |
| nicht erreichbar | **62*Rufi-Nummer# |
| alles ausschalten | ##002# |
Als Nummer wählen und auf „Anrufen“ tippen. Oder in den Einstellungen: iPhone — Telefon → Rufweiterleitung; Android — Telefon → Einstellungen → Anrufweiterleitung. Ihre Rufi-Nummer bekommen Sie in der App nach dem Probeanruf.
Für wen
„Haben Sie diese Woche noch einen Termin? Nehmen Sie neue Patienten?“ — Öffnungszeiten, Terminwunsch mit Uhrzeit und Anliegen, Rückruf. Keine medizinischen Auskünfte.
„Was kostet der Reifenwechsel? Geht es morgen früh?“ — Preis nach Größe, freier Termin, Fahrzeug, Rückruf bei allem, was nicht in der Karte steht.
„Haben Sie Samstag noch etwas frei, bei wem auch immer?“ — Leistung, Dauer, Preis, Terminwunsch.
„Tisch für vier um 19 Uhr, am Fenster?“ — Reservierung mit Name und Personenzahl; bei Gruppen die Bedingungen aus Ihrer Karte.
Was er tut
- Beantwortet die üblichen Fragen: Preis, Dauer, Termin nötig oder nicht, Anfahrt, Parken, Kartenzahlung.
- Nimmt Terminwünsche auf: klärt Anliegen, Wunschzeit, Name — und bestätigt die Nummer, von der angerufen wird.
- Schickt Ihnen jeden Anruf sofort als kurze Nachricht: wer, was, wann — und bei Bedarf das Gesprächsprotokoll.
- Sagt am Anfang ehrlich, dass er ein digitaler Assistent ist.
Was er nicht tut
- Erfindet keine Preise oder Bedingungen. Weiß er etwas nicht, sagt er „das kläre ich und wir rufen zurück“ und notiert die Nummer.
- Verhandelt nicht, nimmt keine Beschwerden entgegen, gibt keine medizinischen Auskünfte — das geht an Sie.
- Speichert keine Audioaufnahmen. Nur der Text des Gesprächs, nur für Sie sichtbar, Server in der EU.
Ehrlich gesagt
Rufi ist kein Anrufbeantworter und kein „Drücken Sie die 1“. Er führt ein normales kurzes Gespräch und übernimmt die Routine: Auskunft, Termin, Rückruf. Alles Komplizierte gibt er an Sie weiter. Er stellt sich zu Beginn als Assistent vor — das ist in der EU Pflicht und für die Anrufer fair.
Was es kostet
Zurzeit Testphase: die ersten Betriebe schließen wir kostenlos an und verbessern den Assistenten gemeinsam. Danach ein fester Monatsbetrag ohne Minutenabrechnung — wir sagen es rechtzeitig.
Fragen von Inhabern
Wer geht bei uns ans Telefon, wenn gerade behandelt oder geschraubt wird?
Rufi — aber nur dann. Sie leiten ausschließlich verpasste Anrufe um („bei Nichtmelden nach 20 Sekunden“, „bei Besetzt“). Solange Sie abnehmen, ändert sich nichts.
Was braucht es für die Einrichtung?
Eine Website oder ein Google-Profil und Telegram (dort kommen die Nachrichten an). Rufi liest die Website, Sie prüfen die Karte, hören den Probeanruf und setzen die Rufumleitung. Meist 5–10 Minuten.
Erkennt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Ja, Rufi sagt es im ersten Satz. Das verlangt das EU-Recht, und es ist fair. Die meisten Anrufer nehmen das gelassen — sie wollen einen Termin, keinen Small Talk.
Was passiert, wenn jemand etwas fragt, das Rufi nicht weiß?
Er erfindet nichts. Er sagt „das kläre ich und wir rufen Sie zurück“, notiert die Nummer und schickt Ihnen die Frage mit dem Vermerk „unbeantwortet“. Sie ergänzen die Antwort in einem Satz — beim nächsten Mal weiß er es.
Kann er direkt in unseren Kalender eintragen?
Ja: Rufi hat einen eigenen Terminkalender und kann Google Kalender anbinden — er prüft freie Zeiten, bevor er etwas vorschlägt, und trägt den Termin ein. Sie können ihn auch nur Wünsche aufnehmen lassen und selbst bestätigen.
Wie steht es um den Datenschutz?
Keine Audioaufzeichnung — nur Text. Die Telefonnummer des Anrufers dient allein dem Termin. Server in der EU, Protokolle werden nach 90 Tagen gelöscht. Rufi sagt zu Beginn, dass er ein Assistent ist.
Spricht er auch andere Sprachen?
Deutsch; auf Wunsch Ukrainisch oder Russisch für Betriebe mit entsprechender Kundschaft.
Was kostet es?
In der Testphase nichts. Danach ein fester Monatsbetrag ohne Abrechnung pro Minute — Sie erfahren es vorher. Zum Vergleich: ein verpasster Neupatient oder ein verpasster Reifenwechsel kostet mehr als ein Monat Rufi.
Wir haben eine Rezeption. Wozu dann Rufi?
Für die Lücken: Behandlung, Mittagspause, nach Feierabend, Urlaub. Morgens sieht die Rezeption, wer angerufen hat und was er wollte.
Kann ich es jederzeit abschalten?
Ja. Rufumleitung aus — und Rufi ist weg. Keine Laufzeit, keine Kündigung.